طلبات المطاعم: الحلقة المفقودة في عمليات الشراء الأكثر ذكاءً
بعد عقود من العمل في عمليات المطاعم، تعلمت أن المشتريات يمكن أن تحقق النتيجة النهائية أو تفسدها. ومع ذلك، فإن إحدى العمليات التي غالبًا ما يتم تجاهلها هي مفتاح الاتساق والتحكم في التكاليف: طلبات. ببساطة، الطلب هو طلب شراء داخلي - خطوة رسمية يتم اتخاذها قبل تقديم أي طلب. إهمال الطلبات هو وصفة للهدر والإنفاق الفوضوي. في الواقع، غالبًا ما تنتهي الشركات التي تفشل في تنفيذ أنظمة الطلبات وأوامر الشراء المنظمة بإنفاق غير متحكم فيه وأخطاء مالية. تبدأ عمليات الشراء الأكثر ذكاءً بالحصول على طلبات الشراء بشكل صحيح.
ما هي طلبات المطاعم بالضبط؟
فكر في الطلب على أنه الطلب الرسمي قبل أي عملية شراء في مطعم. إنه مستند داخلي (أو نموذج رقمي) يملأه أحد أعضاء الفريق (مثل الشيف أو مدير المتجر) لطلب السلع أو المكونات. يذهب الطلب إلى المُوافق المناسب - ربما مدير المشتريات أو المدير المالي - الذي يراجعه ويوافق عليه (أو يرفضه). بمجرد الموافقة عليه يصبح أمر شراء يتم إرساله إلى المورد للوفاء به.
باختصار، تنشئ طلبات الشراء نقطة تحكم لكل عملية شراء. بدلاً من السماح للطهاة بالاتصال بالبائعين في نزوة، لديك عملية تسأل: «هل نحتاج حقًا إلى هذا العنصر، بهذه الكمية، بهذه التكلفة؟» هذا يضمن أن عمليات الشراء متعمدة ومصرح بها بشكل صحيح وتتماشى مع خطتك الشاملة.
لماذا تعتبر طلبات الشراء مهمة (وتكلفة الممارسات السيئة)
قد يبدو تخطي طلبات الشراء أو تبخيلها كطريقة للتحرك بشكل أسرع، ولكنه دائمًا ما يأتي بنتائج عكسية. بدون نظام طلب الشراء، غالبًا ما تواجه المطاعم مجموعة من أوجه القصور والصداع:
- لا توجد رؤية أو تسجيل: عندما تتم الطلبات عبر الرسائل النصية أو الهاتف أو رسائل البريد الإلكتروني المخصصة، لا يوجد سجل مركزي لما تم طلبه أو متى أو من قام به. تضيع التفاصيل المهمة في محادثات WhatsApp أو تنتشر عبر أوراق Excel.
- الطلبات المكررة ونفاد المخزون: يؤدي نقص التنسيق إلى الازدواجية والأخطاء. قد يطلب أحد المواقع عن غير قصد نفس العنصر مرتين، بينما ينسى موقع آخر طلبه على الإطلاق. النتيجة؟ الإفراط في التخزين في مكان واحد (تقييد النقود والمخاطرة بالتلف) ونفاد المخزون في مكان آخر (ترك الشيف خالي الوفاض).
- العمل الإداري الذي يستغرق وقتًا طويلاً: بدون نظام مناسب، يقضي المديرون ساعات في تجميع الطلبات من رسائل البريد الإلكتروني وجداول البيانات المختلفة. قد يضطرون إلى دمج الأرقام يدويًا فقط لمعرفة كمية الدجاج أو منتجات الألبان التي تحتاجها المجموعة في الأسبوع.
- ارتفاع التكاليف والنفايات: غالبًا ما تؤدي عملية الطلب القذرة إلى عمليات شراء «طارئة» في اللحظة الأخيرة بأسعار التجزئة لأن شخصًا ما نسي تقديم طلب. وفي الوقت نفسه، قد يفرط آخرون في الطلب «تحسبًا لذلك»، مما يتسبب في زيادة المخزون الذي ينتهي به الأمر إلى التلف.
- قوة تفاوضية أضعف: بدون بيانات شراء قوية، سيكون لديك نفوذ أقل للتفاوض مع الموردين.
لقد شاهدت هذه الفوضى بشكل مباشر. قبل أن نطبق نظامًا مناسبًا، كان فريقنا غارقًا في طلبات WhatsApp في وقت متأخر من الليل وملفات Excel المجزأة. كان الجميع يعملون بجد، لكن اليد اليسرى (الشراء) لم تكن تعرف ما تفعله اليد اليمنى (المطبخ). وكانت النتيجة الارتباك والنقص غير المتوقع وإهدار الأموال.
طلبات الشراء هي رابط مفقود في مشتريات المطاعم الأكثر ذكاءً لأنها تجلب النظام لهذه الفوضى. من خلال تقديم خطوة موحدة للطلب والموافقة، يمكنك مواءمة فريقك مع ماذا للشراء، متى لشرائه، و كم للإنفاق - مع رؤية كاملة على طول الطريق. إنه أساس الاتساق والتحكم في التكلفة في جميع مواقعك.
أفضل الممارسات لسير عمل الطلبات الأكثر ذكاءً
لا يجب أن يكون تنفيذ الطلبات معقدًا. ضع في اعتبارك أفضل الممارسات من قادة الصناعة وتجربتي الخاصة:
- قم بتوحيد العملية: تأكد من أن كل موقع يتبع نفس إجراءات الطلب. سواء كنت تستخدم نموذجًا ورقيًا أو (بشكل مثالي) نظامًا رقميًا، فاجعله قاعدة كل عملية شراء تبدأ بطلب. يؤدي هذا إلى المساءلة - يعرف أعضاء الفريق أنه يجب عليهم تقديم طلب والحصول على الموافقة قبل تقديم أي طلب. الاتساق هو المفتاح: إذا استخدمت خمسة فروع خمس طرق مختلفة، فلن تتمكن أبدًا من التعامل مع إنفاقك.
- ضع قواعد موافقة واضحة: حدد من يوافق على الطلبات وحدد حدود الإنفاق. على سبيل المثال، ربما يستطيع رئيس الطهاة الموافقة على طلبات المنتجات حتى مبلغ معين، ولكن المشتريات الكبيرة تحتاج إلى توقيع من مدير المشتريات. الهدف هو الإشراف دون اختناقات. ومع تطبيق سير عمل الموافقة، يراجع المديرون طلبات الشرعية وملائمة الميزانية قبل أن تصبح أوامر شراء، مما يمنع عمليات الشراء التافهة أو الخارجة عن الميزانية.
- ابق في حدود الميزانية: يجب أن تتضمن نماذج الطلب حقلاً للميزانية أو سببًا مطلوبًا للشراء. هذا يجبر المديرين على النظر في التكلفة مسبقًا ويسمح للفريق المالي بالتحقق من أن كل طلب يتناسب مع ميزانية الموقع. يساعد فرض توافق كل طلب مع حدود الميزانية على التحكم في التكاليف ووقف الإنفاق المخادع.
- تقنية الرافعة المالية: استخدم برامج المشتريات الحديثة لأتمتة سير العمل. يمكن للنظام الجيد توجيه الطلبات إلى المعتمدين وفرض حدود الموافقة وتوفير مسار تدقيق واضح لجميع عمليات الشراء.
باتباع هذه الممارسات، يمكنك تحويل الطلبات من إجراء شكلي إلى أداة إدارة قوية. ستحصل على عملية شراء مبسطة مع الشفافية والمساءلة في كل خطوة. بدلاً من السعي لإصلاح أخطاء الطلب، يمكنك إدارة عمليات الشراء بشكل استباقي والتركيز على الأنشطة ذات القيمة الأعلى.
عمليات شراء أكثر ذكاءً مع ميزة طلب التوريد
Supy عبارة عن منصة شراء مصممة لحل هذه التحديات الدقيقة. يوفر نظامًا واحدًا موحدًا لجميع الطلبات والطلبات الخاصة بك، مما يلغي المزيج القديم من جداول البيانات والرسائل النصية لصالح سير عمل واحد مبسط. باستخدام وحدة طلبات Supy، يقدم كل منفذ الطلبات من خلال التطبيق، وتتدفق هذه الطلبات إلى لوحة تحكم مركزية للمراجعة والموافقة. لا مزيد من التخمين لمن طلب ماذا - يتم تسجيل كل طلب بسجل تدقيق واضح، ولا يتم المضي قدمًا في أي عملية شراء دون الموافقة المناسبة. باختصار، يجلب Supy النظام والمساءلة إلى ما كان في السابق عملية مجزأة.
نظرًا لأن Supy يربط الطلبات ببيانات وحدة [إدارة المخزون] في الوقت الفعلي، فإنه يساعد أيضًا في منع الإفراط في الطلب ونفاد المخزون. يمكن للمستخدمين رؤية مستويات المخزون الحالية عند تقديم الطلبات، ويقترح النظام أيضًا كميات الطلبات المثلى بناءً على اتجاهات الاستخدام السابقة. يمكن رؤية جميع طلبات الشراء عبر فروعك في مكان واحد، مما يمنح الإدارة نظرة شاملة على إجمالي الطلب. يمكن اكتشاف الطلبات المكررة ودمجها، ويمكن توحيد عمليات الشراء عبر المواقع. هذا يعني أنك تحافظ على الرؤية والتحكم الكاملين - فأنت تعرف بالضبط ما تم طلبه والموافقة عليه وطلبه في جميع الأوقات وفي جميع المواقع.
تعمل Supy أيضًا على تبسيط النهاية النهائية للمشتريات: تلقي الطلبات ومعالجة فواتير الموردين. تقوم أداة [Invoice Scanning] المدعومة بالذكاء الاصطناعي تلقائيًا بقراءة الفواتير الواردة ورقمنتها ومطابقتها مع الطلبات الأصلية. يتم الإبلاغ عن أي عدم تطابق على الفور - إذا تغير السعر أو كان العنصر مفقودًا، فستعرف ذلك على الفور. يمكن لـ Supy أيضًا إنشاء [ملاحظات ائتمانية] للشحنات القصيرة أو الرسوم الزائدة بنقرة واحدة، حتى تتمكن من استرداد الأموال دون عناء ذهابًا وإيابًا. من خلال أتمتة هذه الخطوات، يضمن Supy أنك تدفع فقط مقابل ما تلقيته بالفعل ووافقت عليه. والنتيجة هي سير عمل المشتريات من البداية إلى النهاية حيث يتم تحسين كل خطوة - من طلب الشراء إلى تسوية الفواتير - وجعلها مرئية وتحت السيطرة.
قبل مقابل بعد: من الفوضى إلى الوضوح
ولتوضيح التأثير، دعونا نقارن سيناريو الشراء القديم بالطريقة الجديدة والمبسطة:
- قبل ذلك (الطريقة القديمة - الطلبات المتناثرة، عدم الرؤية): كل منفذ مطعم يقوم بعمله الخاص. يرسل أحد الطهاة رسالة WhatsApp إلى المورد مع الطلب، بينما يرسل آخر ورقة Excel بالبريد الإلكتروني إلى المكتب، ويقوم آخر بإجراء مكالمة هاتفية لتقديم طلب شفهي. لا توجد وجهة نظر واحدة لهذه الطلبات. الأخطاء شائعة - ربما يطلب شخصان مختلفان نفس المنتج لمنافذ مختلفة (مما يؤدي إلى عمليات تسليم مزدوجة)، بينما ينسى الجميع عنصرًا آخر تمامًا. يمكن أن ينتهي الأمر بموقع واحد مكتظًا بالطماطم، بينما يتم القبض على موقع آخر خالي الوفاض ويتدافع. لا يكتشف المقر المشكلات إلا بعد وقوعها، ويقضي المديرون وقتهم في السيطرة على الأضرار من خلال عمليات شراء باهظة الثمن في اللحظة الأخيرة.
- بعد (طريقة جديدة - طلبات موحدة ومبسطة): الآن تقدم جميع المنافذ طلباتها من خلال نظام طلب موحد (مثل Supy) في وقت محدد كل يوم. يتمتع الفريق المركزي برؤية فورية لكل طلب. يمكنهم الموافقة على الطلبات ودمجها، والتقاط أي نسخ مكررة أو غريبة قبل تخرج الطلبات. بمجرد الموافقة، يتم إنشاء أوامر الشراء للموردين تلقائيًا. في اليوم التالي، تصل عمليات التسليم المطابقة لتلك الطلبات المعتمدة، ويمكن لجميع أصحاب المصلحة رؤية ما هو وارد وما تم تسليمه بالضبط. لا مفاجآت ولا حالات طوارئ. إنه سير عمل منسق حيث يتم توثيق كل خطوة ورؤيتها، مما يؤدي إلى انخفاض التكاليف وتقليل المتاعب بكثير.
الفرق هو الليل والنهار. في سيناريو «ما قبل»، أنت في الأساس تطير بشكل أعمى وتطفئ الحرائق. في سيناريو «ما بعد»، يمكنك التحكم وإدارة المشتريات بشكل استباقي. ينخفض مستوى التوتر ويرتفع الاتساق - مما يعني في النهاية هوامش أفضل وعملية أكثر صحة.
هل أنت مستعد لتحويل مشترياتك؟
بالنسبة لمشغلي المطاعم في جميع أنحاء العالم، فإن تشديد عمليات الشراء من خلال عملية طلب قوية هو تغيير قواعد اللعبة. ربما كانت طلبات المطاعم هي اللغز المفقود في عملياتك، ولكن الآن لديك الأدوات والمعرفة لإصلاح ذلك. من خلال تثقيف فريقك حول أفضل الممارسات ونشر منصة مثل Supy، يمكنك التأكد من أن كل طلب هو حق أمر.
هل أنت مستعد لرؤية الفرق بنفسك؟
يمكن أن تساعدك ميزة طلبات Supy وحل الشراء الشامل في الوصول إلى هناك. إنه يستبدل عمليات سير العمل القديمة بنظام مبسط يوفر الوقت والمال. لا ترضى بالوضع الراهن - اتخذ الخطوة التالية نحو عمليات شراء أكثر ذكاءً. احجز نسخة تجريبية لرؤية Supy أثناء العمل، واكتشاف كيف يمكن للحلقة المفقودة من الطلبات أن تغير ربحية مطعمك وكفاءته. سوف يشكرك فريقك على ذلك.
