إتقان إدارة مخزون المطاعم متعددة المواقع
تعد إدارة المخزون في مطعم واحد أمرًا صعبًا بما فيه الكفاية، ولكن القيام بذلك عبر عشرات المواقع يمكن أن يبدو وكأنه عمل رفيع المستوى. بالنسبة لمديري العمليات الذين يشرفون على 10 أو 20 أو 50 فرعًا، يتم تضخيم أخطاء المخزون - يؤدي فقدان عدد المخزون أو خطأ الطلب في كل منفذ بسرعة إلى إهدار كبير وتكلفة كبيرة. في عصر ارتفاع أسعار المواد الغذائية والهوامش الضئيلة، لم يعد التعامل مع المخزون متعدد المواقع أمرًا اختياريًا؛ إنها أولوية استراتيجية أساسية. كل كيس إضافي من المنتجات يفسد أو كل مخزون من عنصر القائمة لا يضر بالأرباح فحسب، بل يضر أيضًا بثقة العملاء. وجد تقرير صناعي حديث أن 87٪ من أصحاب المطاعم شهدوا ارتفاعًا في تكاليف الطعام في عام 2024، مع توقع 82٪ زيادات أخرى في عام 2025. نظرًا لأن متوسط هوامش ربح المطاعم يتراوح فقط بين 3 و 5٪ 3، فلا يوجد مجال للخطأ. والخبر السار هو أنه مع الأنظمة والممارسات الصحيحة، يمكن حتى لمجموعات المطاعم المعقدة الحفاظ على المخزون تحت السيطرة الصارمة في جميع مواقعها.
توحيد عمليات المخزون عبر الفروع
إن أساس الإدارة الفعالة للمخزون متعدد الوحدات هو جعل كل فرع على وفاق تام. ستؤدي الاختلافات في كيفية طلب كل موقع أو حساب المخزون أو تسجيل النفايات حتمًا إلى عدم الاتساق والانكماش. ابدأ بوضع إجراءات تشغيل قياسية واضحة (SOP) لمهام المخزون، وقم بتدريب جميع مديري المتاجر على اتباعها بدقة. وهذا يعني الإجراءات اليومية مثل طلب المكونات من خلال القنوات المعتمدة، وتسجيل كل فاتورة وتسليم، وتسجيل أي هدر على الفور. كما يتضمن أيضًا إجراءات أسبوعية وشهرية - على سبيل المثال، إجراء عمليات جرد جزئية للمخزون على العناصر الرئيسية كل أسبوع وإحصاء المخزون الكامل في نهاية الشهر في كل منفذ. عندما يتبع كل فرع دليلًا متطابقًا، يصبح من الأسهل بكثير اكتشاف الحالات الشاذة وفرض المساءلة. كان الاتساق درسًا رئيسيًا لـ Pinza! ، وهي سلسلة بيتزا إقليمية. من خلال طرح تطبيق وعملية موحدة للمخزون في جميع متاجرهم، قللوا من تباين المخزون بنسبة 85٪، مما أدى فعليًا إلى القضاء على التناقضات التي كانت تعاني منها تكلفة طعامهم. الخلاصة واضحة: قم بتوثيق عملياتك وتأكد من أن كل موقع من الرائد إلى أبعد امتياز يلتزم بها يوميًا.
قم بتركيز ورقمنة تتبع المخزون الخاص بك
إن محاولة إدارة المخزون متعدد الفروع باستخدام القلم والورق أو جداول البيانات المعزولة هي وصفة لكارثة. بدون نظام إدارة المخزون المركزي، يفتقر المكتب الرئيسي إلى الرؤية في الوقت الفعلي لما يتوفر في كل موقع. غالبًا ما يؤدي هذا إلى الإفراط في الطلب في بعض المنافذ ونفاد المخزون في منافذ أخرى، نظرًا لعدم وجود مصدر واحد للحقيقة فيما يتعلق بمستويات المخزون. لتجنب هذه المخاطر، استثمر في منصة إدارة المخزون الحديثة التي تستخدمها جميع المواقع. سيسمح النظام الجيد لمديري الفروع بتسجيل جميع البيانات الرئيسية - عمليات التسليم والتحويلات والعد والهدر - والتي يمكن للمقر الرئيسي مراقبتها على الفور. يتيح هذا التتبع في الوقت الفعلي عملية شراء أكثر ذكاءً: إذا كان أحد المتاجر يحتوي على فائض من عنصر وآخر ينفد، فيمكنك نقل المخزون أو تعديل الطلبات بشكل استباقي. أظهرت إحدى الدراسات العالمية أنه من المتوقع أن يكلف نفاد المخزون والمخزون الزائد الشركات مبلغًا مذهلاً قدره 1.77 تريليون دولار في عام 2023 - ويرجع ذلك إلى حد كبير إلى ضعف الرؤية. تعمل الأدوات المستندة إلى السحابة على التخلص من تلك النقاط العمياء من خلال دمج بيانات المخزون عبر السلسلة بأكملها. تساعد المنصات الرقمية أيضًا في اكتشاف الأخطاء. على سبيل المثال، إذا أدخل أمين الصندوق فاتورة مرتين أو نسي تسجيل التسليم، فسيقوم البرنامج المركزي المزود بتنبيهات التباين المضمنة بوضع علامة عليه. من خلال التشغيل الآلي لالتقاط البيانات (على سبيل المثال عن طريق مسح الباركود أو تكامل نقاط البيع)، يمكنك تقليل الأخطاء اليدوية والتأكد من أن كل حدث بيع أو إهدار يقوم بتحديث عدد المخزون على الفور. والنتيجة هي صورة حية ودقيقة للمخزون في كل مكان، بدلاً من اكتشاف في نهاية الشهر أن العديد من حالات البضائع «اختفت».
تحسين المستويات الاسمية وتكرار الطلب
يجب على المشغلين متعددي المنافذ تحقيق توازن دقيق: فأنت لا ترغب أبدًا في 86 عنصرًا شائعًا في القائمة بسبب نفاد المخزون، ولكن المخزون الزائد يعني زيادة التلف. الحل هو تعيين مستويات متساوية (كميات المخزون المثالية) وإعادة ترتيب النقاط لكل منتج في كل موقع - والالتزام بها. يجب أن يحدد SOP الخاص بك كيفية حساب الأجزاء بناءً على معدلات الاستخدام والمهلة الزمنية، ويمكن لنظام المخزون الخاص بك بعد ذلك تنبيه المديرين عندما يقل عنصر ما عن الحد الأدنى. على سبيل المثال، إذا كان الحد الأدنى لصدور الدجاج في الفرع 50 كجم والحد الأدنى هو 20 كجم، يمكن للبرنامج إخطار الشيف أو إنشاء أمر شراء تلقائيًا عندما يصل المخزون إلى هذا الحد. هذا يمنع موظفي الفرع من الطلب «عن طريق الشعور الغريزي» (غالبًا ما يؤدي إلى زيادة المخزون أو النقص). من الحكمة أيضًا مراجعة هذه المستويات كل ثلاثة أشهر، لأنه مع تغير عناصر القائمة أو تغير اتجاهات المبيعات، يجب أيضًا تغيير المستويات المتساوية. نصيحة أخرى: قم بمزامنة جداول الطلبات عبر المواقع حيثما أمكن ذلك. تقدم العديد من مجموعات المطاعم الطلبات يوميًا، ولكن دمج بعض المشتريات أو مواءمة أيام التسليم يمكن أن يؤدي إلى خصومات كبيرة وتقليل العمل الإداري. تأكد من الموافقة على كل طلب مركزيًا أو على الأقل مراجعته - يجب ألا يعمل مديرو الفروع كوكلاء أحرار في الشراء. تأكد أيضًا من التحقق من كل عملية تسليم مقابل الطلب وتسجيل أي اختلافات على الفور. لا يمكن القبض على مورد يقصر التسليم أو يرسل سلعًا دون المستوى المطلوب إلا إذا تم الاستلام بعناية وتوثيقه في النظام ليراه المقر الرئيسي.
عمليات جرد الأسهم العادية وفحوصات التباين
لا مفر من ذلك: أعداد المخزون المادي شاقة، لكنها حيوية للغاية في عملية متعددة المواقع. بدون عمليات العد المنتظمة، يمكن أن تتضاعف الخسائر الصغيرة بسبب الهدر أو السرقة أو أخطاء العد دون رادع. تتمثل أفضل الممارسات في إجراء عمليات جرد أسبوعية للعناصر عالية القيمة أو سريعة الحركة في كل فرع، وإجراء جرد كامل للمخزون شهريًا. يعمل هذا الإيقاع الثابت كشبكة أمان - يمكن اكتشاف المشكلات في غضون أسبوع أو أسبوعين بدلاً من أشهر. لجعل عمليات العد فعالة ودقيقة، قم بتزويد فرقك بالأدوات والتدريب. استخدم أوراق العد أو تطبيق الهاتف المحمول المُجمَّع حسب مناطق التخزين (الجافة والمبردة والمجمد والبار) حتى يتمكن الموظفون من العد بشكل منهجي وعدم تفويت أي شيء. كما يقترح SOP لفرع Supy، فإنه يساعد على تخصيص كل عنصر لمنطقة تخزين معينة في النظام، بحيث يمكن للعدادات تصفية البيانات وإدخالها حسب الموقع. تضيف فرق العد المكونة من شخصين (واحد يحسب، ويسجل واحد) المساءلة وتقلل الأخطاء مثل «العد المزدوج» أو سوء قراءة التصنيفات. والأهم من ذلك، قارن الكميات المحسوبة بكميات الكتاب مباشرة بعد كل عملية عد. سيعرض برنامج المخزون الخاص بك أو حتى تقرير التباين البسيط في Excel أي اختلافات. تحقق من الفروق الكبيرة على الفور - إذا كان أحد المنافذ يفتقد باستمرار الكثير من المكونات المكلفة، اكتشف السبب. ربما يفرط الموظفون في تقسيم الحصص، أو ربما شيء أسوأ. في كلتا الحالتين، لا يمكنك إصلاح ما لا تقيسه. من خلال العمل على الفروق، يمكنك إغلاق حلقة التحكم في المخزون. قد يطلب المقر الرئيسي من مديري الفروع شرح أي فروق أسبوعية تزيد، على سبيل المثال، عن 1٪ من مبيعات المواد الغذائية. وجدت إحدى سلاسل المقاهي في الشرق الأوسط التي تستخدم هذا النهج أن مجرد قياس التباين ومراجعته علنًا بين المديرين أدى إلى مزيد من الحذر في التعامل مع المخزون. على مدى بضعة أشهر، انخفض التباين من 4٪ من التكلفة إلى أقل من 1٪ على مستوى السلسلة لمجرد أن الجميع كانوا يعرفون أن الأرقام تتم مراقبتها.
تمكين الفرق بالتدريب والإشراف
حتى أفضل الأنظمة والعمليات لن تعمل إذا لم يتم إشراك موظفيك. يعد التدريب أمرًا بالغ الأهمية - ليس فقط التدريب الأولي على البرامج، ولكن التدريب المستمر على سبب أهمية مهام المخزون هذه. تأكد من أن كل مدير فرع (وموظفي المطبخ الرئيسيين) يفهمون أن إدارة المخزون هي جزء من مقاييس الأداء الخاصة بهم. شارك البيانات لتحفيزهم: على سبيل المثال، اعرض الهدر الشهري لكل متجر كنسبة مئوية من عمليات الشراء، واحتفل بتلك التي تحتوي على تحسينات أو تباين منخفض باستمرار. من الضروري أيضًا تعيين أدوار وأذونات المستخدم المناسبة في أنظمتك. لا تريد أن يقوم كل موظف مبتدئ بتحرير سجلات المخزون. قم بتقييد الوصول بحيث يمكن للمديرين المعتمدين فقط، على سبيل المثال، إنهاء جرد المخزون أو الموافقة على إدخال النفايات. يقلل هذا الوصول المتحكم فيه من الأخطاء العرضية (أو المتعمدة) ويحافظ على سلامة البيانات عالية. وفي الوقت نفسه، يجب على مديري المناطق أو رئيس العمليات مراجعة بيانات المخزون بانتظام. استخدم لوحة معلومات النظام الأساسي الخاص بك لمسح المقاييس الرئيسية - مثل قيمة الأسهم الحالية والأيام المتاحة والتباين - لكل موقع. إذا بدا شيء ما بعيدًا، تعمق فيه وقم بمعالجته بسرعة. غالبًا ما تشير الحالات الشاذة في أحد الفروع إلى فشل العملية أو مشكلة الموظفين التي تحتاج إلى الاهتمام. أخيرًا، قم بتعزيز ثقافة الملكية. عندما يتعامل الطهاة وقادة المناوبات مع الطعام الموجود على الرف وكأنه أموالهم الخاصة، ينخفض الفاقد. شجع العادات البسيطة: يجب على الطهاة تدوير مخزون FIFO (أول من يدخل، أول من يخرج) لتجنب انتهاء الصلاحية، ويجب على السقاة قياس كمية الصب، ويجب على الجميع الإبلاغ عن المشكلات (مثل انقطاع الثلاجة أو مجموعة سيئة من المنتجات) على الفور. باختصار، اجعل مراقبة المخزون مهمة الجميع، وليس مجرد تفويض من المقر الرئيسي.
الوجبات السريعة القابلة للتنفيذ
- مصدر واحد للحقيقة: استخدم نظامًا مركزيًا واحدًا للمخزون عبر جميع الفروع للحصول على رؤية في الوقت الفعلي ومنع تباينات المخزون.
- عمليات العد الروتينية: قم بإجراء عمليات عد جزئية أسبوعية وإحصاء شهري كامل في كل موقع، واعمل على تقارير التباين لاكتشاف المشكلات مبكرًا.
- إجراءات التشغيل الموحدة الموحدة: تأكد من أن كل فرع يتبع نفس إجراءات التشغيل الموحدة للمخزون للطلب والاستلام والعد وتسجيل الفاقد - الاتساق يعزز المساءلة.
- المستويات المتساوية: قم بتعيين المستويات الاسمية وتحديثها بانتظام لكل عنصر لكل موقع لتوجيه الطلب وتجنب المخزون الزائد أو نفاد المخزون.
- التدريب والتدقيق: تدريب الموظفين باستمرار على العمليات وبيانات فرع التدقيق. قم بمكافأة الفروع التي تتحكم في المخزون جيدًا لتعزيز العادات الجيدة.
لا يجب أن تكون إدارة المخزون عملية تلاعب، حتى لو كان لديك عشرات المواقع. باستخدام النهج الصحيح، يمكنك تحويلها إلى ميزة تنافسية لمجموعة المطاعم الخاصة بك. لمعرفة كيف يمكن للتكنولوجيا تبسيط التحكم في المخزون متعدد المواقع، احجز عرضًا مجانيًا قم بالعرض التوضيحي واقرأ مدونتنا»أفضل ممارسات إدارة مخزون المطاعم: دليل 2025 للمديرين» لمزيد من الأفكار.
