إدارة المواد القابلة للتلف عبر الفروع: تحويل المخزون متعدد الفروع لشركة Presentaly

إدارة المخزون لـ منتجات قابلة للتلف عبر مواقع متعددة يمكن أن تشعر وكأنك تحارب الحرائق كل يوم. الرئاسية (بائع تجزئة متخصص في الزهور والكعك له فرعين - فكر في كعكات الزفاف وباقات الطعام الشهية) اعتمد في البداية على جداول بيانات Google والمكالمات الهاتفية لتتبع المخزون. عندما كانت الشركة صغيرة، كان هذا النظام اليدوي يعمل، حتى لم. مع توسع Presental، بدأت الشقوق بالظهور: زهور ذابلة منسية في الثلاجة، وكعكات تنفد في أحد المتاجر بينما تتراكم في الآخر، واحتساب الأعداد المحمومة في نهاية الأسبوع يسرق ساعات من الوقت. أصبح من الواضح أن هذا النهج لم يكن مستدامًا. احتاج فريق Presental إلى طريقة أكثر ذكاءً للتعامل مع المخزون سريع الحركة تنتهي بسرعة. وذلك عندما لجأوا إلى منصة Supy لإدارة المخزون المصممة لهذا الغرض، وغيرت كل شيء. ما يلي هو نظرة صادقة (من منظور Supy كشريك عمليات Presental) على التحديات التي واجهتها Presental، وكيفية حلها، والدروس العملية لأي مشغل يدير شركة متعددة الفروع. (المفسد: يمكن للنظام الصحيح أن ينقذ هوامشك وعقلك.)

الجرد اليدوي + الفروع المتعددة = الصداع الكبير

مثل العديد من الشركات الصغيرة، بدأت Presental بأدوات بسيطة. في الأيام الأولى، كان جدول بيانات واحد كافيًا لتتبع المخزون. لقد حافظوا على المستويات الاسمية (الحد الأدنى للمخزون المتاح) لكل عنصر بناءً على سجل المبيعات، وقاموا بالعد الفعلي كل أسبوع لتحديد ما يجب إعادة طلبه. كان هذا جيدًا مع 10-20 منتجًا وموقع واحد. ولكن مثل الرئاسية قامت بتطوير كتالوجها من الزهور والكعك والهدايا - وخاصة بعد افتتاح فرع ثان - العملية اليدوية انهارت. ظهرت نقاط الألم الرئيسية:

• خطأ بشري وتحديثات فائتة: مع قيام متجرين بتحرير نفس ورقة Google، أصبحت الأمور فوضوية بسرعة. قد يؤدي رقم واحد في غير محله أو دخول منسي إلى نفاد المخزون بشكل غير متوقع أو زيادة المخزون التي لم يتوقعها أحد.
• أدت المواد القابلة للتلف إلى تضخيم الفوضى: كانت الزهور صعبة بشكل خاص. لها مدة صلاحية قصيرة وتكاليف تتقلب يوميًا (إنها مثل سوق الأوراق المالية للورود). كان من المستحيل تقريبًا الاحتفاظ بعدد دقيق لعشرات أصناف الزهور يدويًا. حتى التأخير لمدة يوم واحد في التحديث قد يعني التخلص من الأزهار الذابلة أو عدم وجود ما يكفي للطلبات. واجهت الكعك والمخبوزات مشكلات مماثلة - فمواعيد البيع الضيقة جعلت مراقبة المخزون أمرًا بالغ الأهمية.
• لا توجد رؤية عبر الفروع: إذا نفدت باقة الزهور الشعبية من متجر وسط المدينة، فلن يعرف الفريق أن فرع المدينة لا يزال لديه الكثير ما لم يلتقط شخص ما الهاتف. لم تكن هناك رؤية في الوقت الفعلي. استندت عمليات نقل الأسهم إلى التخمين والمكالمات التفاعلية: «هل لديك كمية إضافية من العنصر X؟ نحن هنا!» أدى عدم الكفاءة هذا أحيانًا إلى انتظار العملاء أو خيبة أملهم.
• الهدر والشطب: بدون نظام لتتبع انتهاء الصلاحية والاستخدام، تم شطب الكثير من المنتجات. كان الهدر غير المسجل (مثل الزهور الفاسدة أو الكعكة التي تضررت أثناء النقل) يعني إيقاف سجلات المخزون وارتفاع تكلفة البضائع بهدوء. أصبح التأثير واضحًا فقط في نهاية الشهر عندما تم إجمالي الخسائر.
• الضغط على الفريق: شعرت كل أسبوع وكأنه صراع. يخشى مديرو المتاجر يوم المخزون. استمر فريق الشراء في وقت متأخر في دمج جداول البيانات، وفحص المحاسبة من خلال صور الفواتير عبر البريد الإلكتروني. الثابت ذهابًا وإيابًا - «هل عدت زهور التوليب؟» «ما هو مخزون كعكة الشوكولاتة في الفرع الثاني؟» - كان مرهقًا للجميع.

باختصار، ما كان يمكن إدارته في متجر واحد أصبح كابوسًا مع اثنين. أدرك الفريق أنهم يقضون المزيد من الوقت إدارة المخزون بدلاً من خدمة العملاء أو تنمية الأعمال. لقد حان الوقت للتغيير.

الرؤية في الوقت الفعلي: نفايات أقل وترتيب أكثر ذكاءً

أول تغيير رئيسي بعد التنفيذ سوبي للأستعمال الرئاسية بشكل فوري: رؤية الأسهم في الوقت الفعلي عبر كلا الفرعين. فجأة، تمكن الفريق من فتح لوحة القيادة ومعرفة عدد باقات الورود الحمراء المتبقية في كل متجر بالضبط، أو عدد كعكات الشوكولاتة الموجودة في المبرد، الآن. لقد غيرت هذه الشفافية بشكل أساسي طريقة عملها:

• لا مزيد من المكالمات اليومية «فقط للتحقق»: لم يعد المديرون يضايقون موظفي المتجر للحصول على تحديثات الأسهم لأنهم يستطيعون الوثوق بالأرقام الحية على الشاشة. إذا كان الفرع A ينفد من زهرة معينة، فإنهم يعرفون في الوقت المناسب إما إعادة طلب أو نقل المخزون من الفرع B. وقد أدت هذه الرؤية إلى توفير عدد لا يحصى من المخزون، خاصة فيما يتعلق بالترتيبات المميزة والكعك.
• تعديلات مستوى المستوى الديناميكي: مع تغذية بيانات المبيعات المباشرة، تصبح الاتجاهات واضحة بشكل أسرع. على سبيل المثال، عندما تكون جديدة «زهرة الفاوانيا الصيفية الخاصة» بدأت الباقة في البيع بشكل أسرع مما كان متوقعًا، وشهد الفريق نفاد المخزون في الوقت الفعلي. قاموا على الفور بتعديل المستويات الاسمية وإعادة ترتيب التردد للفاوانيا لمواكبة الطلب. في الماضي، ربما أدركوا الاتجاه بعد أسبوع (وعدة أيام بيعت كلها بالكامل) خلال العد اليدوي التالي. الآن، لا تفاجئها العناصر سريعة الحركة أبدًا لأن النظام يشير إلى انخفاض المخزون قبل إنه أمر بالغ الأهمية.
• الحد من النفايات: يعني التتبع في الوقت الفعلي أيضًا اصطياد المحركين البطيئين قبل انتهاء صلاحيتها. إذا لم يتم بيع نكهة الكيك في مكان واحد، يمكن للفريق رؤيتها في المخزون ويقرر خصمها أو نقلها إلى الفرع الآخر حيث قد تباع بشكل أفضل. وقد أدى هذا النهج الاستباقي إلى خفض النفايات بشكل كبير. لم يعودوا يجدون مفاجآت غير سارة مثل مجموعة من الكريمة منتهية الصلاحية أو المعجنات القديمة التي نسيها شخص ما في الفريزر - بيانات Supy الحية تجعل هذه الحوادث أكثر ندرة بكثير.
• الترتيب المستند إلى البيانات: بدلاً من الطلب حسب الشعور الغريزي أو أرقام الأسبوع الماضي، تطلب Presential الآن بناءً على الاحتياجات الفعلية المحدثة. بالنسبة لمشتريات الزهور اليومية، يعد هذا تغييرًا في قواعد اللعبة. تتقلب أسعار الزهور وتوافرها يوميًا، لذا فإن الإفراط في الطلب هو حرفيًا إهدار المال (في شكل بقايا طعام ذابلة). مع تعداد الأسهم الدقيق، يطلبون بالضبط ما هو مطلوب للارتقاء إلى المستويات المتساوية. يستهلك بائعو الزهور ما هو في متناول اليد، ولا ينتهي بهم الأمر بالتخلص منه بنفس القدر في نهاية الأسبوع. إنه توازن جيد - وجود ما يكفي لإسعاد العملاء ولكن ليس كثيرًا بحيث يتم التخلص من هذا المنتج. بيانات المخزون في الوقت الفعلي تجعل تحقيق هذا التوازن أسهل بكثير.
• راحة البال: ربما يكون أفضل جزء هو الفائدة النفسية. يشعر كل من مديري الفروع والمالك بمزيد من التحكم وقلة القلق. تظهر نظرة سريعة على التطبيق في المساء أنه في حالة جيدة لعمليات الغد. راحة البال هذه لا يقدر بثمن.

في الأساس، أدت الرؤية في الوقت الفعلي إلى تحويل المخزون من تمرين تفاعلي لمكافحة الحرائق («أوه لا، لقد نفدت بساتين الفاكهة!») إلى منتج استباقي («زهور الأوركيد تنفد، دعنا نعيد تخزينها قبل ذروة عطلة نهاية الأسبوع»). كان التأثير على نقص النفايات والمخزون فوريًا وملموسًا.

منصة واحدة لدورة المشتريات بأكملها

فوز كبير آخر لـ الرئاسية كانت دمج سير عمل المشتريات والمخزون بالكامل في نظام واحد. في السابق، كانت كل خطوة مفككة: كان الموظفون يحسبون المخزون شخصيًا، ثم ينتقلون إلى البريد الإلكتروني أو WhatsApp لتقديم الطلبات مع الموردين، وتتبع عمليات التسليم في دفتر ملاحظات، وتحديث جدول البيانات، وأخيراً إرسال الفواتير إلى المحاسبة. كانت وصفة لتسلل الأشياء من خلال الشقوق. قامت منصة Supy بتبسيط هذه العملية من البداية إلى النهاية:

• مستويات PAR والتجديد التلقائي: يحدد الفريق مستوى par (المخزون الاحتياطي) لكل منتج لكل فرع في Supy. يستخدم البرنامج هذه المستويات، جنبًا إلى جنب مع بيانات المبيعات الأخيرة، لاقتراح ما يحتاج إلى إعادة ترتيب. يتم إعادة طلب بعض المنتجات (الزهور الطازجة) يوميًا (باستثناء يوم الأحد)، وقد تكون المخبوزات أسبوعية، ومواد التعبئة شهريًا. يتعامل Supy مع دورات التجديد المختلفة هذه دون عناء. كل صباح، يمكن لمدير Presental إنشاء أمر شراء مقترح يأخذ في الاعتبار ما هو متاح حاليًا وما هو مطلوب للوصول إلى المستوى المطلوب في كل موقع.
• طلبات شراء سهلة: أصبح إنشاء أمر شراء (PO) الآن مسألة بضع نقرات. على سبيل المثال، يراجع المدير كل يوم خميس اقتراحات Supy لمكونات الكيك ومستلزمات الهدايا، ويقوم بتعديلها إذا لزم الأمر، ثم يضع اللمسات الأخيرة على أمر الشراء. ما كان يتضمن نسخ الأرقام من ورقة إلى بريد إلكتروني (على أمل عدم تفويت أي شيء) أصبح الآن آليًا إلى حد كبير. ينتقل أمر الشراء مباشرة من Supy إلى المورد، أو يتم تصديره بدقة إذا كان الإرسال اليدوي مطلوبًا.
• مسح الفواتير والمرفقات: عند وصول عمليات التسليم، يقوم الفريق بفحصها ومسح الفاتورة مباشرة إلى Supy. تقوم ميزة مسح الفواتير الخاصة بالمنصة بإرفاق الفاتورة بسجل أمر الشراء المقابل. تحب المحاسبة هذا - لا مزيد من الأوراق المفقودة أو مطاردة مديري المتاجر للحصول على نسخة من الفاتورة. كل شيء هناك، مرتبط ببعضنا البعض. في نهاية الشهر، تكون تسوية ما تم طلبه مقابل التسليم مقابل ما هو مستحق أمرًا بسيطًا وشفافًا. إذا كان هناك تناقض، فإن كل شخص لديه نفس المعلومات في متناول يده.
• تتبع النفايات: قدم Presental ممارسة تسجيل أحداث الهدر في Supy، وكان ذلك مثيرًا للاهتمام. عندما يتم التخلص من المنتج - سواء كان ذلك معجنات عمرها يوم واحد لم يتم بيعها أو زهور لم تنجو - يقوم الموظفون بتسجيله في النظام. يستغرق الأمر ثوانٍ، ولكنه يضمن حسابًا دقيقًا لخسارة المخزون. وبمرور الوقت، ساعد ذلك في تحديد الأنماط (على سبيل المثال، لاحظوا إهدار كعكة ساندويتش معينة كل أسبوع، مما أدى بهم إلى تعديل عدد المخبوزات والمرق). يتم أخذ جميع إدخالات النفايات هذه في الاعتبار في عمليات الجرد تلقائيًا، لذلك تظل بيانات المخزون دقيقة دون تعديل يدوي. لا شيء يختفي «بشكل غامض» من المخزون؛ هناك أثر لـ كل الجرام أو الجذع الذي تم دفع ثمنه.
• منصات أقل (وأخطاء أقل): مع توحيد كل هذه الخطوات، قلل الفريق بشكل كبير من التوفيق بين الأدوات. إنهم لا يتنقلون بين جداول بيانات Google والبريد الإلكتروني وتطبيقات المراسلة وبرامج المحاسبة - يعمل Supy بمثابة مصدر واحد للحقيقة. تعني نقاط الاتصال الأقل فرصًا أقل لارتكاب خطأ في النسخ أو نسيان إبلاغ شخص ما. تدريب الموظفين الجدد أسهل أيضًا: فهم يتعلمون نظامًا واحدًا فقط. أدى هذا الاتساق إلى تقليل الأخطاء مثل الطلبات المكررة أو العناصر التي تم تجاهلها؛ كل شيء يتبع نفس العملية في كل مرة.

والنتيجة النهائية هي دورة شراء تعمل مثل آلة جيدة التجهيز. لقد قاموا بإعداده مرة واحدة والآن استمروا في تشغيله. هناك القليل من عبارة «هل فعلت هذا حتى الآن؟» بين أعضاء الفريق، والمزيد من الثقة بأن لا شيء يسقط من خلال الشقوق. بصراحة، أدى الانتقال إلى منصة موحدة إلى رفع العبء الكبير عن كاهل Presental - فقد أعطى الفريق وقتًا للتركيز على العملاء والاستراتيجية بدلاً من الأعمال الورقية والذعر.

الاتساق عبر المتاجر (لا مزيد من مفاجآت «نفاد المخزون»)

من خلال تشغيل فرعين، تسعى Presential دائمًا لمنح العملاء نفس التجربة الرائعة في كليهما. كان أحد التحديات قبل Supy هو الحفاظ على اتساق توفر المنتج عبر المواقع. إنه أمر محرج إذا رأى العميل كعكة على موقع الويب (أو في الفرع أ) ولكن الفرع ب يجب أن يقول، «عذرًا، لقد تجاوزنا ذلك». ساعد Supy في ضمان الجميع يغني من نفس ورقة الترنيمة:

• أصبحت عمليات نقل الأسهم بسيطة: إذا كان أحد المتاجر منخفضًا بشكل غير متوقع في أحد العناصر وكان المتجر الآخر يحتوي على عنصر إضافي، فإن تسجيل تحويل المخزون في Supy يكون سريعًا. على سبيل المثال، في الشهر الماضي باع الفرع الثاني أكثر من ذلك بكثير «كعكة عيد ميلاد قوس قزح» شرائح أكثر مما كان متوقعًا (بفضل حدث مدرسي قريب)، بينما كان الفرع الرئيسي يضم عدة شرائح في الثلاجة. أنشأ مدير المتجر طلب نقل في النظام، وقاموا بنقل الكعك في الوقت المناسب للاندفاع بعد المدرسة. قام Supy تلقائيًا بخصم المخزون من أحد المواقع وإضافته إلى الموقع الآخر، مع الحفاظ على دقة السجلات. من وجهة نظر العميل، ظل كلا الفرعين مجهزين وجاهزين.
• إدارة الوصفات والقائمة الموحدة: يحتوي Presential على بعض العناصر المميزة - مثل باقة «Presential Special» وكعكة الشوكولاتة الثلاثية الشهيرة - التي تعد من العناصر الأساسية للعلامة التجارية. من الأهمية بمكان أن تكون هذه متاحة و متسقة في كل مكان. تقوم Supy بتخزين جميع وصفاتها وBOMs (فواتير المواد) لهذه المنتجات، بحيث يعرف كل فرع بالضبط المكونات أو المكونات اللازمة لوحدة واحدة. عندما يقومون بتحديث الوصفة (على سبيل المثال إضافة مجموعة متنوعة جديدة من الزهور إلى مزيج الباقة)، ينعكس هذا التحديث على كلا الفرعين. وهذا يعني أن العروض المميزة تحافظ على نفس الجودة والتركيب عبر المواقع، ويتم تعديل مخزون كل مكون وفقًا لذلك. لا يوجد اختلاف حيث يستخدم أحد الفروع وصفة مختلفة قليلاً تؤدي إلى خفض عدد الأسهم.
• مزامنة المبيعات في الوقت الفعلي: يدير Presental أيضًا متجرًا عبر الإنترنت (بريسيentail.com) ويتلقى العديد من الطلبات من خلال تطبيقات التوصيل (المجمّعات). لقد قاموا بدمج قنوات المبيعات هذه عبر نظام يسمى جروبتيك، والذي يقوم بتحويل جميع الطلبات عبر الإنترنت إلى مكان واحد. يتكامل Supy بدوره مع GrubTech (ونقاط البيع داخل المتجر)، لذلك عندما يتم بيع شيء ما عبر الإنترنت أو في المتجر، يتم تقليل المخزون فورًا في Supy. كان هذا ضخمًا من أجل الاتساق. إنه يمنع السيناريوهات التي يتم فيها بيع عنصر ما عبر الإنترنت ولكن المتجر الفعلي لا يدرك ذلك - ويتجنب خطأ بيع منتج في المتجر تم الوعد به بالفعل لعميل عبر الإنترنت. بشكل أساسي، كل عملية بيع، بغض النظر عن مكان نشأتها، تقوم بتحديث واحدة المخزون المشترك «الدماغ». ترى العملية بأكملها نسخة واحدة من الحقيقة.
• تنسيق أفضل للموردين: الاتساق ليس داخليًا فحسب؛ بل يتعلق أيضًا بالعمل بسلاسة مع الموردين. نظرًا لأن Presental تدير الآن PoS وترفق الفواتير من خلال Supy، فإن التواصل مع الموردين أصبح أكثر تنظيمًا. هناك سجل لكل طلب وتسليم. إذا اختصر المورد فرعًا واحدًا عند التسليم (يحدث ذلك - ربما وصلت 90 وردة بدلاً من 100)، فسيتم تسجيل ذلك وإظهاره للجميع. لذلك عند تنسيق الطلب التالي، يكون الجميع على دراية ويضمنون تصحيح النقص. في السابق، قد ينسى أحد مديري المتاجر نقل هذه المعلومات، ولن يكتشف الفريق التناقض إلا في نهاية الشهر. الآن تم وضع علامة عليه في دورة الطلب التالية، مع الحفاظ على تخزين كل فرع بشكل صحيح وفقًا للخطة.

كل هذه العوامل مجتمعة تعني حصول العملاء على تجربة موحدة، ونادرًا ما يضطر Presestinal إلى رفض أي شخص بسبب إصدارات الأسهم. داخليًا، تبدو المتاجر أقل شبهاً بالصوامع المعزولة وأكثر شبهاً بنصفين من عملية واحدة متماسكة. إذا عطس أحد الفروع، فإن الآخر يعرف أن لديه منديلًا جاهزًا (إذا جاز التعبير). لم يؤد هذا الاتساق إلى حماية المبيعات فحسب، بل أدى أيضًا إلى بناء الثقة داخل الفريق - يعرف كل فرع أن الآخر يسانده، ويدعم النظام كليهما.

تقليل التخمين، التواصل الأقل إرهاقًا

قبل اعتماد نظام متكامل، كان هناك الكثير من الرئاسية ذهبت طاقة الفريق ببساطة التواصل حول المخزون. يقوم المديرون بالاتصال أو إرسال الرسائل باستمرار لتسوية الأرقام أو الحصول على الموافقات. كان ذلك حسن النية (أراد الجميع فقط البقاء على اطلاع بالأمور)، ولكنه كان أيضًا علامة على عملية معطلة. قلل Supy بشكل كبير من هذه «الضوضاء» من خلال توفير الوضوح حتى لا تكون الثرثرة الإضافية ضرورية:

• تمكين مديري المتاجر: يمكن لكل مدير متجر في Presential الآن الوصول إلى Supy ويمكنه تنفيذ الإجراءات الرئيسية دون فترة طويلة ذهابًا وإيابًا. على سبيل المثال، إذا لاحظوا أن نوعًا معينًا من الكب كيك ينفد، فيمكنهم إنشاء طلب (طلب إعادة تخزين داخلي) أو صياغة أمر شراء مباشرة في النظام. يتلقى العميل المحتمل للشراء إشعارًا بجميع التفاصيل التي تم تسجيلها بالفعل - لا حاجة لمكالمة هاتفية أو اجتماع. يمكنهم الموافقة عليها أو تعديلها في ثوانٍ. في السابق، ربما تضمنت نفس المهمة سلسلة من الرسائل: «كم عدد الرسائل المتبقية لدينا؟ متى نحتاج إليهم؟ أي مورد كان مرة أخرى؟» الآن هي عملية شفافة من خطوة واحدة.
• عدد أقل من المكالمات الهاتفية المحمومة: نظرًا لأن الجميع يثقون في البيانات الموجودة في Supy، فلا داعي للاتصال ببعضهم البعض «للتأكد فقط» بعد الآن. لقد تحول الاتصال من عمليات تسجيل الوصول المستمرة إلى المزيد من التنبيهات القائمة على الاستثناءات. إذا حدث شيء غير عادي حقًا - على سبيل المثال تعطلت الثلاجة وفقد الكثير من المخزون - يقوم المدير بتسجيله في Supy (كإدخال للنفايات) وقد يرسل تنبيهًا سريعًا إلى المالك. ولكن نظرًا لتسجيل الدخول إلى النظام، يمكن للفريق على الفور رؤية التأثير على المخزون وبدء عملية إعادة الترتيب بدون التدافع المذعور. في الماضي، كان هذا السيناريو يعني مكالمة محمومة ثم البحث في جداول البيانات لمعرفة ما يحتاج إلى استبدال.
• اتصالات المورد المبسطة: يتواصل الفريق الآن مع الموردين بشكل أقل تكرارًا، ولكن بشكل أكثر جدوى بكثير. تتم جدولة جميع الطلبات الدائمة وعمليات التسليم الروتينية وتتبعها في النظام، لذلك لا يتم الاتصال بها باستمرار عبر الهاتف لتأكيد كميات الطلبات لهذا الأسبوع. عندما يتحدثون إلى الموردين، عادة ما يتعلق الأمر بأشياء استراتيجية - مثل التفاوض على التسعير بالجملة - بدلاً من مكافحة العناصر المفقودة. حتى أن Supy تمكنهم من مشاركة أوامر الشراء مباشرة؛ يقدر بعض الموردين وضوح نقاط البيع الرقمية الخاصة بنا، مما يعني أنه يمكنهم تلبية الطلبات بدقة دون 10 رسائل بريد إلكتروني توضيحية ذهابًا وإيابًا.
• الشفافية للمحاسبة: أصبحت الأمور أكثر سلاسة مع فريق المحاسبة الآن. في السابق، كان المحاسبون يطاردون مديري المتاجر أو المالك للحصول على المستندات: «هل لديك فاتورة تسليم الزهور يوم الثلاثاء الماضي؟» أو «هل تم الدفع لمورد الكعك هذا بالفعل؟». الآن، يتم مسح كل فاتورة ضوئيًا إلى Supy ويتم وضع علامة PoS عند استلامها، حتى تتمكن المحاسبة من العثور على إجابات بمفردها. يمكن لفريق الشؤون المالية سحب تقارير حول ما تم شراؤه، ومقداره، وحتى الاطلاع على نسخة رقمية من كل فاتورة، دون الحاجة إلى إجراء عمليات ping. يمكن لكل قسم القيام بعمله دون الاعتماد باستمرار على قسم آخر للحصول على معلومات. إنه تحول ثقافي كبير - ناهيك عن «لقد راسلتك عبر البريد الإلكتروني حول ذلك، هل رأيت ذلك؟» وأكثر من ذلك «إنه موجود في Supy، يمكنك التحقق منه في أي وقت.»
• ثقافة الفريق والروح المعنوية: كان للحد من عبء التواصل هذا تأثير دقيق ولكنه مهم على الروح المعنوية. تشعر فرق المتجر بالثقة في إدخال البيانات والتصرف بناءً عليها؛ فهم ليسوا مجرد مدوني ملاحظات ينقلون المعلومات إلى أعلى. لا يلاحقك الفريق المركزي باستمرار للحصول على التحديثات - كل ذلك مرئي في النظام. وقد أدى ذلك إلى بناء ثقافة أكثر صحة واستباقية. تركز المحادثات الآن على تحسين العمليات، وليس مجرد إعداد التقارير الأساسية. من المدهش تقريبًا أن برنامج المخزون ساعد في تحسين علاقات العمل اليومية، ولكنه فعل ذلك حقًا عن طريق إزالة التوتر وتوجيه أصابع الاتهام.

باختصار، أصبحت Supy العمود الفقري الهادئ للتواصل في الرئاسية، ننقل الحقائق بصمت حتى لا يضطر الناس إلى ذلك. لا يزال الفريق يتواصل بالطبع - ولكن الآن يتعلق الأمر بحل المشكلات والأفكار الجديدة، بدلاً من عبارة «هل فعلت هذا؟» أو «هل طلبنا ذلك؟» تسجيلات الوصول. إنه تغيير نوعي يصعب تحديده كميًا، ولكن يمكنك الشعور به في انخفاض الضغط و عمليات يومية أكثر سلاسة.

تحويل البيانات إلى قرارات (التحليلات التي يستخدمونها فعليًا)

واحدة من أقوى الفوائد الرئاسية تم اكتشافه بعد تنفيذ Supy هو ثروة من التحليلات والتقارير في متناول أيديهم. لقد تحولوا من الطيران الأعمى (أو قضاء ساعات في تجميع التقارير يدويًا) إلى امتلاك بيانات قابلة للتنفيذ عند الطلب. بالنسبة للمشغل الذي يهتم بالتحكم في التكاليف والهوامش، كان هذا بمثابة منجم ذهب:

• تقارير شهرية في دقائق: في نهاية كل شهر (وأحيانًا حتى منتصف الشهر)، يمكن لمالك Presental سحب تقرير جرد شامل من Supy. يوضح هذا التقرير استخدام المخزون والمشتريات والنفايات وتكامل المبيعات في مكان واحد. ما كان في السابق طقوسًا مخيفة في نهاية الشهر لتصدير جداول البيانات وإجراء العمليات الحسابية اليدوية أصبح الآن مؤتمتًا إلى حد كبير. على سبيل المثال، يمكنهم رؤية النسبة المئوية لتكلفة الطعام لخط الكيك بأكمله، أو التباين (الفرق بين الاستخدام المتوقع مقابل الاستخدام الفعلي) لكل فئة من فئات الزهور. تسلط هذه التقارير الضوء بسرعة على أي علامات حمراء، مثل ما إذا كانت تكلفة السلع المباعة (COGS) قد ارتفعت لمنتج معين أو إذا أظهر مكون معين باستمرار تباينًا كبيرًا (مما قد يشير إلى الهدر أو حتى السرقة).
• وضوح COGS والرؤية على مستوى الوصفة: نظرًا لأن Presental تدخل جميع الوصفات وتكاليف المكونات في Supy، يمكن للنظام حساب COGS في الوقت الفعلي. عندما تتزامن بيانات نقطة البيع (POS) أو بيانات المبيعات عبر الإنترنت مع Supy (عبر تكامل GrubTech)، يعرف Supy بالضبط مقدار كل مكون استعمل لتلك المبيعات. على سبيل المثال، إذا باعوا 40 قطعة من كعكات الشوكولاتة الخاصة بهم في الشهر، فإن Supy تجمع إجمالي المكونات التي استهلكتها تلك الكعكة الـ 40 (الدقيق والكاكاو والزبدة وما إلى ذلك، أو حتى أي طبقات مسبقة الصنع) وتحسب تكلفة الاستخدام. ثم يقارن ذلك بما باعوا تلك الكعك من أجله. بنظرة واحدة، رأوا أن خط كعكة الشوكولاتة يحتوي على 30٪ من تكلفة الطعام لهذا الشهر - وهو ما يقع ضمن النطاق المستهدف. من ناحية أخرى، ارتفعت تكلفة باقة الزهور المختلطة الغريبة إلى ما يقرب من 50٪. كان هذا دافعًا للتحقيق في السبب (تبين أن أحد أنواع الزهور في المزيج قد ارتفع في الأسعار بسبب التوريد في غير موسمها). قاموا بتعديل وصفة الباقة في الشهر التالي لإعادة هذه التكلفة إلى نصابها. كان هذا المستوى من البصيرة في ربحية كل منتج شيئًا لم يكن لديهم من قبل.
• قرارات التسعير والقائمة: تعمل البيانات من Supy بنشاط على توجيه القرارات الإستراتيجية لشركة Presential. عندما رأوا ارتفاع تكلفة تلك الباقة المختلطة، كان لديهم بعض الخيارات: تغيير الوصفة (كما فعلوا)، أو رفع السعر، أو ربما جعلها عنصرًا موسميًا خاصًا بدلاً من عنصر عادي. لقد أجروا تحليلًا مشابهًا لقائمة المقهى الخاصة بهم - على سبيل المثال، لاحظوا أن تكلفة الفانيليا المستوردة ارتفعت وتضر بهوامش الكب كيك. ورداً على ذلك، قاموا بتوريد بديل محلي للفانيليا، مما وفر التكلفة دون المساس بالجودة. وبدون قيام النظام بتحليل هذه الأرقام، ربما استمروا في بيع السلع الشعبية غير مدركين أنها كانت كذلك تآكل الهوامش. الآن، لا شيء يبقى مخفيًا لفترة طويلة في هذه الأرقام.
• تكامل بيانات المبيعات والمخزون: كما ذكرنا سابقًا، تتدفق بيانات مبيعات Presential من كل من متجرها عبر الإنترنت ونقاط البيع داخل المتجر. إن وجود كل هذا في مكان واحد أمر بالغ الأهمية. تنظر الكثير من الشركات إلى المبيعات والمخزون بشكل منفصل ثم تحاول تزويجهما في Excel لاحقًا. بالنسبة إلى Presential، يقوم Supy بتزويجهم تلقائيًا. كل يوم. يمكنهم فتح لوحة معلومات تعرض، على سبيل المثال، «أفضل 5 منتجات مبيعًا هذا الأسبوع» مع نسبة تكلفة كل عنصر بجوارها مباشرةً. من الواضح على الفور العناصر ذات الحجم الكبير ولكن الهامش المنخفض، والتي لها هامش مرتفع (ربما حجم أقل). هذه الرؤية هي الدافع وراء عروضهم الترويجية - فهم يعرفون ما يجب بيعه وما يجب تجميعه. حتى أنهم حددوا بعض المنتجات التي لا تستحق البيع على الإطلاق (مبيعات منخفضة وتكلفة إعداد عالية)؛ تم التخلص التدريجي من تلك المنتجات للتركيز على المنتجات الأكثر ربحية. هذا هو نوع التحسين الاستراتيجي الذي يمكن أن توفره البيانات الجيدة فقط.
• الوقت الذي تم توفيره في التحليل: بالإضافة إلى قيمة الأرقام نفسها، فإن القيمة المطلقة تم توفير الوقت جدير بالملاحظة. قبل Supy، كان إنشاء تقرير أداء شهري يستغرق نصف يوم، بين جمع البيانات وتنسيقها لاجتماع القيادة. يستغرق الأمر الآن حوالي 10 دقائق للحصول على البيانات الأولية وربما ساعة لاستيعابها والتعليق على الأفكار الرئيسية. هذا هو الوقت الذي يمكن فيه لفريق Presentale إعادة الاستثمار في التخطيط أو تدريب الموظفين أو مفاوضات الموردين. وهذا يعني أيضًا أن القرارات تأتي في الوقت المناسب - فهم لا ينظرون إلى البيانات القديمة بحلول الوقت الذي يتصرفون فيه بناءً عليها. إذا تعطل شيء ما في الأسبوع الأول من الشهر، فسوف يرونه بحلول الأسبوع الثاني ويصححون المسار، بدلاً من اكتشافه في نهاية الشهر وإصلاحه فقط في الدورة التالية.
• الثقة في الأرقام: أخيرًا، وجود نظام للتعامل مع رفع الأحمال الثقيلة يمنح الجميع الثقة في صحة من الأرقام. إنهم يثقون في التقارير لأنهم يثقون في العملية التي تولدها. كان هذا مهمًا عند التواصل مع قيادة Presental والمستثمرين: يمكنهم تقديم مقاييس مثل «تقليل النفايات بنسبة X٪» أو «تحسين تكلفة السلع بنسبة Y٪» مع بيانات قوية لدعمها. (وبالفعل، منذ تنفيذ Supy، تحسنت نسبة التكلفة الإجمالية للسلع بشكل ملحوظ - بفضل التحكم الأفضل والتخفيضات في النفايات والسرقة. تضيف المكاسب الصغيرة إلى هوامش صحية.)

باختصار، بيانات أفضل أدت إلى قرارات أفضل. لم يجعل نظام Supy الحياة أسهل يومًا بعد يوم فحسب؛ بل أعطى Presental الميزة التحليلية لتحسين نموذج أعمالها. لقد أصبحت عملية تعتمد على البيانات بشكل أكبر - وفي عالم البيع بالتجزئة للأغذية والمشروبات الذي يتسم بالتنافسية الشديدة، تعد هذه ميزة كبيرة.

ابدأ مبكرًا: دروس للزملاء المشغلين

إذا كان هناك شيء واحد يمكن لأي مطعم أو مقهى أو مشغل بيع بالتجزئة متنامٍ أن يتعلمه من رحلة Presental، فهو التالي: لا تنتظر لترتيب منزلك عندما يتعلق الأمر بالمخزون. انتظر حتى أصبح الألم لا يمكن السيطرة عليه تقريبًا. بعد فوات الأوان، فإن البدء بـ Supy (أو أي برنامج قوي لإدارة المخزون) قبل ذلك بكثير كان سيوفر عليهم الكثير من المتاعب. إليك السبب:

• تجنب الإرهاق أثناء التوسع: عندما تكون عملية صغيرة بمنفذ واحد وقائمة ضيقة، فمن المغري التفكير «يمكنني التعامل مع هذا على Excel، لا مشكلة». كانت هذه عقلية بريسينتل في البداية. المشكلة هي أن النمو يمكن أن يتسلل إليك. في يوم من الأيام أنت ذلك المتجر الصغير؛ في اليوم التالي ضاعفت وحدات SKU الخاصة بك وفتحت موقعًا ثانيًا (أو موقعًا عاشرًا لبعضكم يقرأ!). بحلول الوقت الذي تشعر فيه بالإرهاق، تكون قد غرقت بالفعل في المشكلات. إن تنفيذ النظام مبكرًا يعني أنك تبني عادات جيدة وبيانات دقيقة من اليوم الأول. ثم يصبح النمو أقل إيلامًا بكثير - فأنت ببساطة تقوم بتوسيع نظام موجود بدلاً من محاولة بناء مظلة بعد أن قفزت من الطائرة.
• تدريب وثقافة أفضل: البدء مبكرًا يعني أيضًا أن فريقك يكبر مع النظام. يتعلم الموظفون الجدد «هذه هي الطريقة التي نقوم بها بالمخزون هنا» منذ البداية، ويصبح ذلك جزءًا من الثقافة. في نهاية المطاف، حصل Presential على انضمام الجميع إلى Supy، ولكن كان هناك منحنى تعليمي وبعض المقاومة الأولية («لماذا يجب علي تسجيل هذا؟ لم نفعل ذلك من قبل...»). إذا كان جزءًا من الحمض النووي الخاص بهم منذ البداية، فسيكون ذلك مجرد طبيعة ثانية. من الأسهل بكثير تقديم هذه الأدوات عندما يكون فريقك صغيرًا، ثم السماح لهذه الروح بالانتشار كلما أضفت المزيد من الأشخاص والمواقع.
• عائد الاستثمار الفوري (ليس فقط للشركات الكبيرة): هناك أسطورة أخرى مفادها أن برامج المخزون مخصصة فقط للسلاسل الكبيرة، أو للرفاهية بمجرد حصولك على الكثير من الإيرادات لتبريرها. تُظهر تجربة Presential أنه حتى الشركات الصغيرة نسبيًا يمكنها تحقيق عوائد بسرعة: تقليل الهدر، ونفاد المخزون، وتوفير الوقت (والوقت هو المال)، وحتى النفوذ للتفاوض على صفقات أفضل مع الموردين باستخدام البيانات (على سبيل المثال، «مرحبًا، لقد اشترينا المزيد من الجبن بنسبة 20٪ كل شهر، هل يمكننا الحصول على خصم بالجملة؟»). وصلت هذه التحسينات إلى النتيجة النهائية في غضون أشهر. لذلك كلما بدأت مبكرًا، كلما أسرعت في جني الفوائد. إنه استثمار في الكفاءة والتحكم في التكاليف، سواء كان لديك موقعان أو 50 موقعًا.
• قابلية التوسع والاستعداد متعدد الفروع: إذا كانت لديك طموحات للتوسع (والكثير منها كذلك)، فإن إعداد أنظمة قابلة للتطوير مبكرًا يعد أمرًا أساسيًا. تم تصميم Supy، على سبيل المثال، للتعامل مع العمليات متعددة الفروع بسهولة. من خلال استخدامه في فرعين الآن، تمكنت Presental بشكل أساسي من إثبات بنيتها التحتية في المستقبل عندما تصل إلى 5 أو 10 فروع. لن يضطروا إلى إصلاح طريقة عملهم؛ إنها مجرد إضافة مواقع جديدة إلى إطار عمل موجود. مع العلم أن هذا أمر مريح - يمكن للفريق التركيز على استراتيجية التوسع بدلاً من القلق «كيف سندير إذا فتحنا مكانًا آخر؟». إنهم جاهزون كلما سنحت الفرصة.
• الأمر ليس شاقًا كما يبدو: نحن نعلم أن التغيير يمكن أن يكون مخيفًا. في الواقع، تراجع Presential لفترة من الوقت، خوفًا من أن الانتقال إلى البرامج سيكون اضطرابًا كبيرًا. لكن منصات المخزون الحديثة (بما في ذلك Supy) سهلة الاستخدام تمامًا، وعادة ما يساعد مقدمو الخدمة في الإعداد. في حالة Presential، كانت عملية الإعداد سلسة للغاية - فقد تم تحميل المنتجات والموردين، وقاموا ببعض التدريبات الأولية، وتم البث المباشر بعد فترة وجيزة. الدعم الذي تلقوه يعني أنهم لم يضطروا إلى معرفة كل شيء بأنفسهم. عند العودة إلى الماضي، كان ترددهم لا أساس له. التحسن يفوق بكثير جهود الإعداد.

لتلخيص ذلك: ابدأ مبكرًا وابدأ بذكاء. سواء كنت تدير متجرًا لبيع الزهور أو مخبزًا أو مطعمًا متعدد المواقع، فإن المبدأ هو نفسه. يعد المخزون القابل للتلف عملاً صعبًا، وكلما طالت مدة اعتمادك على التخمين والعمل الشاق، زادت المخاطرة بهوامشك و سلامتك. صادف أن Supy هو الحل الذي نجح مع Presential، وكان الأمر يستحق ذلك تمامًا بالنسبة لهم. على الرغم من أن Presential هو تاجر تجزئة لبيع الزهور والكعك (وليس مطعمًا تقليديًا)، إلا أن نظام Supy يناسب تمامًا هذه السيناريوهات متعددة الفروع ومتعددة المنتجات والحساسة من حيث التكلفة. لذلك إذا كنت على الحياد، خذ درسًا من قصة Presential: استثمر في الأدوات المناسبة قبل توسيع نطاق مشاكلك. سوف تشكرك نفسك المستقبلية.

الخلاصة والخطوات التالية

لم تكن قفزة Presental من العملية اليدوية إلى نظام المخزون المتكامل أقل من كونها تحويلية لأعمالها. لقد انتقلوا من الفوضى اليومية إلى مكان يعمل فيه المخزون في الخلفية، بشكل موثوق وفعال. لقد خفضوا النفايات، وشددوا التحكم في التكاليف، وحرروا فريقهم من كدح المراقبة المستمرة للمخزون وإصلاحات الطوارئ. والأهم من ذلك، يمكنهم الآن توسّع بثقة، مع العلم أن أساسهم متين. إذا كنت تقرأ هذا وترى أوجه تشابه في عمليتك الخاصة، فمن الحكمة اتخاذ إجراء قبل يندلع «حريق المخزون» التالي. تعرف على الحلول المتاحة وكيف يمكن أن تناسب احتياجاتك. في الواقع، تتمثل نقطة البداية الرائعة في استكشاف موارد إضافية والحصول على بعض المعلومات العملية. للتعمق في ممارسات المخزون الفعالة، راجع دليل Supy الشامل حول هذا الموضوع - فهو مليء بالنصائح العملية حول تقليل تكلفة الطعام وهدره في العمليات متعددة الفروع. يمكنك العثور عليها هنا: الدليل الكامل لأفضل ممارسات إدارة مخزون المطاعم لعام 2025. إنها قراءة قيّمة تعزز العديد من المبادئ التي تطرقنا إليها، مع سياق وأمثلة أوسع. وإذا كانت قصة Presentaly تثير فضولك بشأن ما يمكن أن يفعله Supy من أجله ك الأعمال التجارية، نحن نشجعك على رؤيتها في العمل. يمكنك بسهولة احجز نسخة تجريبية مجانية مع فريقنا. في العرض التوضيحي، ستحصل على عرض تفصيلي مخصص للمنصة - كيفية إدارة المخزون والشراء والتحليلات والمزيد - وكلها مصممة خصيصًا لتلبية احتياجات الأغذية والمشروبات وعمليات البيع بالتجزئة. إنها ليست عملية بيع صعبة، إنها مجرد فرصة لفهم ما إذا كانت الأداة تناسب سير عملك. يمكن أن تكون هذه النظرة العملية لا تقدر بثمن في تحديد خطواتك التالية. في نهاية اليوم، سواء اخترت Supy أو أي حل آخر، فإن المفتاح هو تجهيز نفسك بأنظمة تمكن نمو مستدام. لا تدع المخزون هو لص وقتك أو أرباحك. مع النهج الصحيح، يمكن أن تصبح نقطة قوة تدفع عملك إلى الأمام، بدلاً من نقطة ضعف تعيقه. حظًا سعيدًا وتبسيطًا سعيدًا!