المطعم من السلع والموردين والمعدات والتأكد من أن مستويات المخزون كافية لتلبية الطلب مع تقليل الهدر والخسارة.
ومع ذلك، فإن الحفاظ على مخزون الطعام حتى الآن قد يكون أمرًا صعبًا بسبب نقص الوقت وضمان الدقة ويتطلب التنظيم والاهتمام بالتفاصيل. إن تطوير العادات الجيدة واستخدام الأدوات يمكن أن تساعد في جعل المهمة قابلة للإدارة وتوفير الوقت والحد من الهدر على المدى الطويل، ولهذا السبب، سنناقش في هذه المقالة ماهي إدارة مخزون المطاعم ولماذا هي مفيدة وبعض النصائح وأفضل الممارسات لمساعدتك في الحفاظ على مخزون الطعام والشراب بشكل دقيق وفعال وموثوقًا به.
إدارة مخزون المطاعم هي عملية تتبُّع الطعام والإمدادات التي يمتلكها مطعم ما. وهي تتضمن التأكد من أن لديك ما يكفي من المكونات لإعداد أطباقك، ولكن ليس كثيرًا بحيث تواجه مخزونًا إضافيًا وينتهي بك الأمر إلى إهدار الطعام وفي النهاية إهدار الأرباح. إنه توازن دقيق يحتاج أصحاب المطاعم إلى إتقانه للحفاظ على نمو البيزنس الخاص بيهم، وهو التوازن الذي يصبح أكثر تحديًا عند التعامل مع العناصر القابلة للتلف التي تحتاج إلى التدوير والتقليب قبل انتهاء صلاحيتها. تتطلب إدارة مخزون المطاعم تتبعًا دقيقًا لما يدخل ويخرج من غرفة التخزين الخاصة بك. إنها تتطلب تدفقًا مستمرًا من البيانات الدقيقة المتعلقة بالتوريد والاستلام، والتحديث، والعد، والاستنزاف.
تدير العديد من المطاعم مخزونها الغذائي عن طريق العد والإضافة والاستنزاف يدويًا لمخزونها، الأمر الذي يستغرق قدرًا هائلاً من الوقت، وغالبًا ما يتطلب موردًا بدوام كامل. غالبًا ما تكون إدارة مخزون المطاعم مرادفة لبرنامج إدارة مخزون المطاعم – وهو نظام رقمي مصمم لمساعدتك في تتبُّع مخزونك وعملياتك في جزء بسيط من الوقت والجهد. يغطي برنامج إدارة مخزون المطاعم عادةً جميع العمليات الخلفية للمطعم، والتي تشمل المشتريات والاستلام وإدارة المخزون والمطبخ المركزي والمنيو والوصفات والبيانات والتحليلات. كل من هذه الوحدات مترابطة بحيث يمكن أن تتدفق البيانات بسهولة ودقة وفي الوقت الفعلي، مما يساعد صناع القرار بدوره على اتخاذ قرارات مستنيرة.
من الجدير بالذكر أن مخزون المطعم يمكن أن يشمل عدة أنواع من المخزون، مثل مخزون المطبخ والبار والمعدات والمواد الكيميائية. يمكن دمج مخزونات المطعم هذه في واحد أو فصلها إلى العديد. في الحالة الأخيرة، يكون مراقبة تكلفة البضائع المباعة وتكلفة الطعام وأداء كل مخزون أكثر دقة ويؤدي عمومًا إلى أرباح أكبر.
تتضمن بعض المقاييس المطلوبة للتتبُّع في مخزون المطعم ما يلي:
عادةً ما يؤدي تتبُّع هذه المقاييس إلى تقليل هدر الطعام وتقليل تكلفة الطعام وزيادة رضا العملاء وزيادة الأرباح. ومن المهم فهم بعض المفاهيم والكلمات المفتاحية ومؤشرات الأداء الرئيسية المتعلقة بإدارة مخزون المطاعم من أجل البدء.
تتطلب إدارة مخزون مطعمك سلسلة من الخطوات المحددة. وتشمل هذه الخطوات إدراج العناصر التي تخزنها، وتدوين كميتها، وتسجيل سعر كل عنصر لكل مورد، وتحديد المستويات الدنيا بمجرد تحديد الكميات المثلى التي تحتاجها للعمل بسلاسة.
١. قم بعمل قائمة بجميع العناصر لديك: قم بتضمين اسمهم، والمورد أو الموردين، ورمز العنصر الخاص بهم. حدد وحدة القياس (كجم، جرام، مل، قطعة…) و/أو باكيدج العناصر (صندوق (6 × 1 لتر زجاجة)، كرتون (10 × 8 صناديق) …)، بالإضافة إلى السعر لكل عنصر لكل مورد ولكل عبوة.
٢. نظّم قائمتك واذكر السعر: قد تنتمي عدة عناصر إلى نفس فئة عناصر مخزون المطعم: اللحوم، والخضروات، والتوابل، والمزيد. كلما زاد عدد العناصر لديك وكلما كانت عملياتك أكثر تعقيدًا، كلما احتجت إلى فئات أكثر: بدلًا من اللحوم، يمكنك تقسيم فئتك إلى الدجاج ولحوم البقر والأسماك، على سبيل المثال. سيساعدك هذا على فهم كمية كل عنصر لديك بشكل أفضل، واكتساب رؤى أفضل حول أداء قائمتك.
٣. أضف السعر: لكل عنصر، حدد السعر لكل مورد مطعم ولكل باكيدج. قد يقترح بعض الموردين أسعارًا مختلفة لعنصر واحد يُباع بشكل فردي، أو نفس العنصر المباع كجزء من باكيدج (٦ عناصر لكل صندوق، على سبيل المثال). سيكون لدى موردي الأطعمة المختلفين أيضًا أسعار مختلفة لكل عنصر. تابع السعر لكل مورد. من المهم تحديث السعر لكل عنصر أو باكيدج في كل مرة تتلقى فيها فاتورة جديدة لهذا العنصر.
٤. نظّم مخزونك: إذا أمكن، قم بتجميع جميع المكونات ذات الصلة: التوابل، وأصناف الخبز، والأصناف الجافة، والأصناف المعلبة… لتسهيل عملية العد.
٥. عد مخزونك: يعد عد مخزونك أحد أهم الخطوات المنتظمة التي ستقوم بها للحفاظ على دقة مخزونك وتحديثه. يجب عليك العد بانتظام وبدقة، وإلا فقد ينتهي بك الأمر إلى تباين كبير في المخزون. يمكن عد المخزون حسب الصنف، أو حسب تعبئة الأصناف. على سبيل المثال، بدلاً من عد ٦ زجاجات من الكاتشب، يمكنك عد صندوق واحد به ٦ زجاجات من الكاتشب، إذا كانت هذه هي الطريقة التي تتلقاها بها من المورد. إذا كنت تستخدم برنامج إدارة مخزون المطعم، فمن الجيد تغليف أصنافك حتى يتم عدها بشكل أسرع.
٦. حدد مستويات الحد الأدنى والمتوسط: سيساعدك هذا في معرفة متى تحتاج إلى الطلب، وكمية هذه الأصناف التي تحتاج إلى الاحتفاظ بها في متناول اليد.
ومن الجدير بالذكر أن اختيار برنامج إدارة مخزون المطاعم يمكن أن يساعدك في توفير ساعات لا حصر لها، والقضاء على الأخطاء البشرية، وتعزيز أرباحك بفضل سير العمل الآلية والتنبيهات والرؤى.
يجب أن تتم إدارة مخزون مطعمك بدقة وبشكل منتظم. ومن المهم نشر الوعي بين موظفيك حول فوائد الحفاظ على المخزون بشكل حديث ودقيق، والتأكد من أن لديك عمليات فعّالة في مكانها حتى يمكن محاسبة موظفيك. كن على دراية بأن العديد من هذه الخطوات يمكن أتمتتها أو تسهيلها باستخدام أفضل برنامج لإدارة مخزون المطاعم.
تكلفة الطعام
تكلفة الطعام والإمدادات المستخدمة في إعداد الأطباق المُباعة في المطعم.
لنفترض أن مطعمًا يبيع البيتزا.
في بداية الفترة، كان لدى المطعم مكونات بيتزا بقيمة 20.000 درهم إماراتي في مخزونه. وخلال الفترة، اشترى المطعم مكونات بيتزا إضافية بقيمة 16.000 درهم إماراتي. وفي نهاية الفترة، كان لدى المطعم مكونات بيتزا بقيمة 22.000 درهم إماراتي لا تزال في المخزون.
لحساب تكلفة الطعام للبيتزا المُباعة خلال الفترة، نحتاج إلى طرح قيمة المخزون النهائي من مجموع المخزون الأولي والمشتريات، على النحو التالي:
المخزون الأولي: 20,000 درهم إماراتي
المشتريات: 16,000 درهم إماراتي
المخزون النهائي: 22,000 درهم إماراتي
إجمالي تكلفة الطعام = المخزون الأولي + المشتريات – المخزون النهائي إجمالي تكلفة الطعام
= 20,000 درهم إماراتي + 16,000 درهم إماراتي – 22,000 درهم إماراتي
إجمالي تكلفة الطعام = 14,000 درهم إماراتي
لذا، في هذه الفترة، كانت تكلفة الطعام للمطعم للبيتزا 14,000 درهم إماراتي.
يساعد هذا الحساب المطعم على تحديد التكلفة الحقيقية لإنتاج منتجاته ويمكن استخدامه لحساب هوامش الربح الإجمالية. من خلال مقارنة تكلفة الطعام بسعر البيتزا المُباعة، يمكن للمطعم تحديد ما إذا كان يحدد سعر البيتزا بشكل مناسب لتغطية تكاليفه وتحقيق الربح.
ورقة العد
وثيقة تستخدم لتسجيل عدد المخزون الفعلي لكل عنصر في مخزون المطعم.
FIFO (First in, First out)
طريقة لإدارة المخزون حيث يتم استخدام أقدم العناصر أولاً، مما يضمن تدوير المخزون وعدم انتهاء صلاحية العناصر قبل استخدامها.
نسبة تكلفة الطعام
تحدد تكلفة الطعام كنسبة مئوية من إجمالي المبيعات.
هل تريد معرفة المزيد عن كيفية حساب نسب تكلفة الغذاء؟ اقرأ دليلنا المتعمق الذي يغطي كل ما تحتاج إلى معرفته للعمل على المستوى الأمثل.
عد المخزون
عد المخزون هو عملية العد الفعلي لعدد العناصر الموجودة في المخزون للتأكد من دقة مستويات المخزون المسجلة.
معدل دوران المخزون
معدل دوران المخزون هو نسبة مالية تقيس عدد المرات التي تبيع فيها الشركة وتستبدل مخزونها في فترة زمنية معينة. يتم حسابه عن طريق قسمة تكلفة السلع المُباعة تكلفة الغذاء على متوسط
وإليك كيفية حساب معدل دوران المخزون:
لحساب متوسط
إليك مثال:
لنفترض أن تكلفة المواد الغذائية لدى شركة تبلغ 500000 درهم إماراتي للسنة، وأن المخزون الافتتاحي للشركة 50000 درهم إماراتي والمخزون الختامي 70000 درهم إماراتي. ستكون قيمة المخزون المتوسط
معدل دوران المخزون = 500000 درهم إماراتي / 60000 درهم إماراتي معدل دوران المخزون = 8.33
لذلك، فإن معدل دوران المخزون للسنة هو 8.33. وهذا يعني أن الشركة باعت واستبدلت مخزونها 8.33 مرة خلال السنة.
(Last In, First Out) LIFO
طريقة لإدارة المخزون حيث يتم استخدام أو بيع أحدث العناصر المستلمة أولاً.
Markup
طريقة لإدارة المخزون حيث يتم استخدام أو بيع أحدث العناصر المستلمة أولاً.
غير قابلة للتلف
العناصر التي تتمتع بعمر تخزين طويل ويمكن تخزينها لفترات زمنية ممتدة.
مستوى المخزون
الحد الأدنى والأقصى لكمية المخزون لكل عنصر يجب الاحتفاظ بها لضمان وجود مخزون كافٍ دائمًا في متناول اليد دون تخزين زائد.
أمر الشراء
مستند يستخدم لطلب وتفويض شراء عناصر مخزون جديدة.
نقطة إعادة الطلب
الحد الأدنى لكمية العنصر الذي يحتاج المطعم إلى الاحتفاظ به في متناول اليد قبل تقديم طلب جديد.
مخزون الأمان
مخزون الأمان هو المخزون الإضافي الذي يتم الاحتفاظ به في متناول اليد لضمان وجود مخزون كافٍ دائمًا لتلبية الطلب، حتى أثناء الارتفاعات غير المتوقعة.
الانكماش
خسائر المخزون بسبب السرقة أو التلف أو لأسباب أخرى.
التلف
الأطعمة أو الإمدادات التي فسدت أو لا يمكن استخدامها بسبب التلف أو انتهاء الصلاحية.
نفاد المخزون
يحدث نفاد المخزون عندما تنفد مستويات المخزون لعنصر معين، ولا يوجد مخزون في متناول اليد لتلبية الطلب.
التباين
تباين المخزون هو الفرق بين مستويات المخزون الفعلية والمتوقعة. على سبيل المثال، إذا كنت تفكر في قطع الدجاج. إذا سجل مخزونك في نهاية اليوم نفادًا قدره 50 قطعة دجاج، ولكن بيانات المبيعات الخاصة بك تظهر أنك بعت 45 منها فقط، فإن التباين يكون 50-45 = 5 قطع دجاج. التباين هنا سيكون 5/50 = 10%. من خلال تحليل التباينات، يمكن للمطاعم تحديد الأسباب الجذرية للتباين واتخاذ الإجراءات اللازمة للحد منها.
البائع
المورد الذي يزود المطعم بعناصر المخزون.
العائد
هذه هي نسبة كمية المنتج المُباعة (كما سجلتها نقاط البيع الخاصة بك) إلى كمية المنتج المستهلك. خذ مثال قطع الدجاج. ربما سجلت نقاط البيع الخاصة بك بيع 45 قطعة دجاج، ولكنك استهلكت بالفعل 50 قطعة دجاج وفقًا لنفاد المخزون لديك. وهذا يعني أن العائد هو 45/50 = 90%.
إليك نظرة أكثر تعمقًا حول كيفية مساعدة المخزون الدقيق لك في تقليل تكلفة الطعام والخسارة والهدر وزيادة الأرباح والحفاظ على رضا عملائك:
تقليل هدر الطعام: يحدث هدر الطعام لعدة أسباب: وجبات الموظفين، والطبق الذي يسقط، والطعام الذي تجاوز تاريخ انتهاء صلاحيته… من بين الأمثلة الأكثر شيوعًا. غالبًا ما يكون من الصعب على أحد أعضاء الموظفين تسجيل هذا الحدث بدقة في نظامهم الحالي، وعادةً ما يكون ذلك بسبب وجود احتكاك في تجربة المستخدم، أو في بعض الأحيان ببساطة لأنهم لم يتعلموا القيام بذلك. سيمكنك نظام المخزون الحديث من تسجيل الأحداث دون عناء، وسيساعدك على تتبع مخزونك الحالي، ويساعدك على تتبُّع الهدر ومعالجته. إن وجود مخزون في متناول اليد يعني أيضًا تتبُّع ما يجب استخدامه قريبًا وإعطاء الأولوية لتلك العناصر قبل أن تفسد. يمكنك التخطيط لوجباتك بناءً على المكونات التي لديك بالفعل، مما قد يساعدك في تجنب شراء المزيد من الطعام أكثر مما تحتاجه.
التحكُّم في التكاليف: يساعدك تتبُّع المخزون الخاص بك على فهم عادات الشراء لديك، والأسعار التي تدفعها مقابل العناصر التي تشتريها، وتطور أسعار تلك العناصر بمرور الوقت. وهذا لا يتيح لك فقط استخلاص رؤى حول عمليات الشراء الخاصة بك، بل يساعدك أيضًا على التفاوض على صفقات أفضل مع الموردين. يساعدك فهم تكلفة البضائع المباعة وتكلفة الطعام على مراقبة ربحية الأطباق التي تبيعها. ليس من غير المألوف أن تصبح العناصر التي كانت مربحة في السابق غير مربحة فجأة بسبب الاضطرابات في سلسلة التوريد. ضع في اعتبارك أن تكاليف الطعام تمثل عمومًا ما يقرب من 30٪ من إجمالي تكاليف المطعم. ويزداد هذا عندما يفسد الطعام.
بشكل عام، يساعدك مراقبة تكاليفك على فهم كيفية تغيرها بمرور الوقت، واستعادة السيطرة عليها، وخفضها.
زيادة الكفاءة: يمكن لمخزون الطعام المنظم جيدًا تبسيط عمليات المطعم وتقليل الوقت والموارد المطلوبة لإدارة المخزون، مما يحرر الموظفين للتركيز على مهام مهمة أخرى. تعد الأتمتة واحدة من الفوائد الرئيسية في مساعدتك على توفير الوقت والمال. يجب أن يعمل نظام المخزون الحديث الذي تم تصميمه لتوفير تجربة خالية من الاحتكاك كلاعب فريق غير مرئي، وبالتالي مساعدة فريقك فيما هو أكثر أهمية: الحفاظ على كفاءة العمليات، وإدارة مطبخك بشكل جيد، وإرضاء عملائك.
تحسين التخطيط والتنبؤ: من خلال فهم واضح لاستخدام المخزون واتجاهاته، يمكن للمطاعم التخطيط والتنبؤ باحتياجاتها من المخزون بشكل أفضل، مما يساعد على تجنب النقص والتأخير. في الواقع، يعد النقص (أو نقص المكونات التي توقف بيع الطبق) أمرًا سيئًا للبيزنس. وبالمثل، فإن وجود الكثير من شيء ما يعني أنه سينتهي به الأمر في سلة المهملات، وهذا يعني خسارة المال.
إذن، هذا كل ما في الأمر! من خلال وجود مخزون غذائي مُدار جيدًا، يمكن للمطاعم تقليل الهدر والتحكم في التكاليف وزيادة الكفاءة وتحسين التخطيط وتعزيز رضا العملاء.
١. تحديد مستويات المخزون
مستويات المخزون هي الحد الأدنى والحد الأقصى لمستويات المخزون لكل عنصر يجب الحفاظ عليه. من خلال تحديد هذه المستويات، يمكن للمطاعم التأكد من أن لديها دائمًا مخزونًا كافيًا في متناول اليد دون الإفراط في التخزين. يساعد هذا في منع نفاد المخزون والطلب الزائد، والذي يمكن أن يكون مكلفًا.
٢. استخدام التكنولوجيا
هناك العديد من برامج وأدوات إدارة المخزون المتاحة التي يمكنها أتمتة تتبُّع المخزون والحد من الأخطاء. من خلال استخدام التكنولوجيا، يمكن للمطاعم توفير الوقت والحد من مخاطر الخطأ البشري، مما يمكن أن يساعد في تحسين الدقة والحد من الهدر.
أثناء البحث عن برنامج جرد، لماذا لا تجرب ورقة جرد المطعم المجانية (المتوفرة على Excel وGoogle Sheets وPDF)
٣. إجراء جرد منتظم للمخزون
يعد جرد المخزون المنتظم أمرًا ضروريًا لضمان أن المطاعم على دراية بمستويات مخزونها الحالية ويمكنها التعديل وفقًا لذلك. من خلال إجراء جرد منتظم، يمكن للمطاعم تحديد التباين ومعالجة المشكلات على الفور، مما يساعد في منع نفاد المخزون والطلب الزائد.
٤. تدوير المخزون
تتضمن طريقة FIFO تدوير المخزون بحيث يتم استخدام العناصر القديمة قبل العناصر الجديدة. يساعد هذا على تقليل النفايات من خلال ضمان استخدام العناصر قبل انتهاء صلاحيتها. هذه الطريقة مهمة بشكل خاص للعناصر القابلة للتلف مثل المنتجات الزراعية ومنتجات الألبان واللحوم.
٥. تدريب الموظفين
إدارة المخزون هي جهد جماعي، ويجب تدريب جميع الموظفين على أفضل الممارسات. من خلال تثقيف الموظفين حول ممارسات إدارة المخزون، يمكن للمطاعم التأكد من أن الجميع على نفس التراك وأن تتبُّع المخزون الدقيق هو أولوية.
٦. رصد النفايات
يعد تتبُّع ورصد هدر الطعام مكونًا أساسيًا لإدارة المخزون. من خلال تحديد مجالات النفايات، يمكن للمطاعم تعديل عمليات إدارة المخزون الخاصة بها لتقليل النفايات وخفض التكاليف. (نوصيك بقراءة هذا: ١٠ نصائح للحد من هدر الطعام في المطاعم)
٧. تحليل بيانات المخزون
من خلال تحليل بيانات المخزون، يمكن للمطاعم تحديد الاتجاهات واتخاذ قرارات مستنيرة بشأن الطلب والاستخدام. يساعد هذا في منع الإفراط في الطلب ونقص الطلب، مما يضمن أن المطاعم لديها دائمًا مخزون كافٍ في متناول اليد.
٨. العمل مع الموردين
إن العلاقات القوية مع الموردين ضرورية لضمان التسليم في الوقت المناسب وبدقة. من خلال التفاوض على الأسعار والشروط المواتية مع الموردين، يمكن للمطاعم خفض التكاليف وتحسين عمليات إدارة المخزون الخاصة بها.
تجلب برامج إدارة مخزون المطاعم فوائد كبيرة لأصحاب المطاعم بفضل الرقمنة والبيانات والأتمتة. إن تمكين التدفق الحر للبيانات بين عملياتك يعني أنه يمكن الكشف عن الأفكار، ويمكن تعيين التنبيهات، ويمكن اتخاذ القرارات القائمة على البيانات. تتصل معظم أنظمة إدارة مخزون المطاعم بمجموعة لا حصر لها من الأدوات داخل النظام البيئي للأغذية والمشروبات، وهي أنظمة نقاط البيع والمحاسبة.
لا يوجد مقاس واحد يناسب الجميع. هناك العديد من العوامل التي يجب مراعاتها عند اختيار أداة الاختيار الخاصة بك، وهي نظامك البيئي التكنولوجي الحالي، وحجم البيزنس الخاص بك، والميزانية التي ترغب في استثمارها.
Supy هو برنامج إدارة مخزون المطاعم القائم على البيانات والمُصمَّم لمساعدة أصحاب المطاعم على التخلص من التخمينات في عمليات المطاعم، وخفض تكاليفهم، وتعزيز الربحية. تم تصميم Supy ليكون دقيقًا وسهل الاستخدام، ويوفر مجموعة من المنتجات البديهية التي تساعدك على الحفاظ على مخزون موثوق به قائم على البيانات من أجل اتخاذ قرارات قائمة على البيانات ومربحة في جميع الأوقات.